De ambtenaren van de Gelderse gemeente West Maas en Waal werken vanaf vandaag met JOIN Zaak & Document – het zaaksysteem van IT-dienstverlener Decos, waarmee dossiers en bestanden digitaal beheerd en opgeslagen worden. Met de implementatie van JOIN Zaak & Document zet de gemeente een grote stap in haar ambitie om een groot aantal bedrijfsprocessen digitaal te ondersteunen.
De implementatie van JOIN Zaak & Document bij de gemeente West Maas en Waal heeft vooral effect op de verwerking van de post. Waar de post eerder nog fysiek werd rondgebracht, worden nu alle stukken gescand en digitaal gedistribueerd. Hierdoor is informatie makkelijker terug te vinden. Daarnaast heeft men met de implementatie van JOIN de eerste stappen gezet op het gebied van de invoering van het zaakgericht werken. Correspondentie wordt nu opgeslagen als onderdeel van een zaak. De gemeente heeft zo meer grip op zijn informatiehuishouding.
Neder-Betuwe en Buren
“We hebben om verschillende redenen gekozen voor JOIN Zaak & Document,” vertelt Robert Kraan, afdelingsmanager Publiek en Bedrijf van de gemeente West Maas en Waal. “In de eerste plaats was de techniek overtuigend. Het systeem is toegespitst op zaakgericht werken en dat paste precies bij onze wensen. Bovendien biedt Decos echt bewezen goede oplossingen. Twee buurgemeenten, Neder-Betuwe en Buren, hebben allebei zeer goede ervaringen met Decos.”
De invoering van JOIN Zaak & Document zorgt vooral voor een betere bedrijfsvoering binnen de gemeente. Inwoners van de gemeente West Maas en Waal gaan indirect ook profiteren van de invoering van JOIN, legt projectleider Tom Hillegers uit: “Zaken krijgen nu een nummer waaronder ze behandeld worden. Inwoners kunnen vervolgens met hun zaaknummer, snel navraag doen naar de status van hun zaak. Er is nu ook beter inzicht in de doorlooptijd van een zaak en deze wordt zo kort mogelijk gehouden. Zaken worden zo sneller afgehandeld en dat gaan inwoners zeker merken.”
Digitale overheid 2017
Volgens Hillegers is het eindpunt zeker nog niet bereikt. “Binnen de gemeente worden momenteel een aantal digitaliseringstrajecten uitgevoerd,” zegt hij. “Het bestuur van de gemeente gaat zeer binnenkort gebruik maken van JOIN Besluitvorming, een softwaremodule waarmee je besluitvormingsprocessen kunt digitaliseren en stroomlijnen. Dit is onze eerste stap naar papierloos vergaderen, vanaf de opsteller tot aan de besluitvormer. De gemeente krijgt door al deze projecten een efficiëntere bedrijfsvoering en kan steeds beter digitaal met inwoners communiceren. Bovendien zal de gemeente West Maas en Waal in 2017 een begin maken aan substitutie, het vervangen van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties. Ook de financiële administratie wordt gedigitaliseerd.”
##
Over Decos
Decos heeft een passie voor de toekomst. Met innovatieve technologie digitaliseren we de wereld, zodat de wereld van morgen een betere plek wordt, met sterker verbonden mensen. Al sinds 1987 bouwt Decos digitale oplossingen die mensen aan het roer plaatsen. Dit doen we op basis van drie belangrijke pijlers: Smart Society, Smart Work en Smart Mobility. Al 30 jaar leveren wij deze oplossingen met name aan lokale overheden, zoals het Zaaksysteem JOIN Zaak & Document en de Fixi app, waarmee inwoners meldingen aan de openbare ruimte kunnen plaatsen. Met elkaar geven wij vorm aan de toekomst.
www.decos.com