Rotterdam, 15
september 2015 – Waarom printen we eigenlijk nog? Bij
welke afdelingen gebeurt dat het meest en kun je printgedrag zien als
indicator voor zakelijk succes?
Veenman, specialist op
het gebied van geïntegreerd documentbeheer, heeft een onderzoek uitgevoerd
onder Nederlandse organisaties om antwoord te krijgen op vragen rond zakelijk
printgebruik. Maar liefst 71% van de respondenten werkt met digitale systemen
voor het opslaan en delen van informatie, maar het blijkt dat die niet
maximaal benut worden. Ondanks de opmars van deze systemen is het
papierloze kantoor voorlopig nog een illusie: 80% van de medewerkers print minimaal
één keer per dag.
Veenman heeft
onderzocht hoe organisaties hun printstroom hebben verminderd met digitale
alternatieven voor het raadplegen, bewerken en delen van informatie. Daarbij
is zowel gevraagd naar de kansen die deze alternatieven bieden als naar de
uitdagingen bij invoering en gebruik.
Dirk Olivier,
Algemeen Directeur van Veenman: “Printen of scannen is natuurlijk geen doel
op zich. Waar het om gaat is dat werknemers ‘informatie in de hand’ nodig
hebben. Die informatie is steeds vaker digitaal, zo bevestigt ons onderzoek,
maar print verdwijnt niet. We zien dat zeven van de tien organisaties nu
werken met een digitaal systeem voor het opslaan en delen van informatie.
Maar het blijkt dat die systemen niet maximaal benut worden. Daarbij wijst het
onderzoek duidelijk uit dat afdeling, leeftijd, functie geen bepalende factor
zijn, zoals nog wel eens wordt gedacht. Als een organisatie deze systemen
beter wil benutten zijn een overkoepelend informatiebeleid en slagvaardig
samenwerken nodig.”
Print sterk
teruggelopen
De afgelopen
jaren is het printvolume bij ruim 60% van de respondenten weliswaar sterk
teruggelopen, maar het afgelopen jaar werden in Nederland nog 40 miljard
prints gemaakt. Het papierloze kantoor is dus nog ver weg. Niet alleen print
80% van de respondenten nog minstens één keer per dag, ruim 40% van de
respondenten stelt dat er vooral geprint wordt omdat de werkprocessen dit
voorschrijven. Bijvoorbeeld wet- en regelgeving die bepaalt dat er
hardcopy
gearchiveerd moet worden. Maar printgebruik wordt niet alleen door
voorschriften bepaald, want ruim een kwart denkt dat printen wordt ingegeven
door ‘oude gewoonten’.
Digitale
transitie
Een ruime
meerderheid van de respondenten vindt de digitale transitie essentieel om het
printgebruik terug te dringen. Het groeiend gebruik van tablets en
smartphones heeft volgens de respondenten het grootste effect op de
verschuiving van print naar digitale documenten. Andere redenen zijn de
toenemende behoefte aan real time informatie en het opzetten van selfservice
portalen voor klanten.
Een derde van de
organisaties heeft al beleid geïmplementeerd om het printen te verminderen.
Volgens het onderzoek heeft 47% geen beleid, waarvan 34% dat wel van plan is,
terwijl bij 13% een dergelijk beleid niet op de agenda staat.
Knelpunten
Toch is niet
duidelijk wie het voortouw moet nemen bij de digitale transitie: ICT,
Facility Management of de directie. Een van de knelpunten is dat
proceseigenaren veelal gericht zijn op de output van het proces en het te
druk hebben met hun eigen werk. En administratie-intensieve gebruikers worden
niet aangespoord tot een optimalisatieslag omdat ze dan hun functie mogelijk
ondermijnen.
Innovatiekracht
Volgens merendeel
van de respondenten is digitalisering van informatiestromen een indicator
voor de innovatiekracht: 11% is bezig met de implementatie van een digitaal
systeem voor het opslaan en delen van informatie ervan en 8% verwacht dat
binnen 6 tot 12 maanden te doen. De respondenten denken met deze
systemen met name efficiencywinst te boeken. Een meerderheid vindt dat
digitalisatie de kwaliteit van het werk (sterk) verbetert.
Betere
concurrentiepositie
Dirk Olivier:
“Het advies dat we organisaties op basis van het onderzoek willen geven is
dat zij de focus moeten leggen op de overkoepelende (informatie)processen.
Het gaat er om hoe organisatiebrede workflows het beste geoptimaliseerd
kunnen worden, in plaats van dat alleen op afdelingsniveau te doen. Dat lukt
het beste met een stapsgewijze aanpak. Durf te beginnen met een gedegen
inventarisatie van de informatiebehoeften. En vanuit die zakelijke behoefte
moet er dan door de directie een overkoepelend informatiebeleid worden
vastgesteld. Organisaties kunnen dan slagvaardiger opereren, beter
samenwerken binnen processen en direct inspelen op situaties, wat
uiteindelijk leidt tot een betere concurrentiepositie.”
Over het
onderzoek
Het onderzoek is
in opdracht van Veenman uitgevoerd door een extern onderzoeksbureau onder
Nederlandse organisaties met een uiteenlopende omvang en in verschillende
branches. Met name gezondheidszorg, zakelijke dienstverlening, overheid,
handel en industrie waren goed vertegenwoordigd. Het grootste deel van de
respondenten is ICT-manager, maar ook inkoop/contractmanagers en
facility-managers hebben deelgenomen.
Over Veenman
Veenman is een
onafhankelijke partner die organisaties helpt bij het inrichten en
optimaliseren van hun informatie- en documentmanagement. Als specialist op
het gebied van Integrated Document Management (geïntegreerd documentbeheer)
structureert, optimaliseert en digitaliseert Veenman informatie- en
documentstromen, zowel on premise als in de cloud. Het bedrijf is
gespecialiseerd in de sectoren zorg, onderwijs, notariaat, transport &
logistiek. Naast het hoofdkantoor in Rotterdam, heeft Veenman vestigingen in
Amsterdam, Best en Zwolle. De onderneming maakt deel uit van Xerox
Corporation. Voor meer informatie:
www.veenman.nl.
Contact voor de
pers
Veenman
Hanneke Mulder
Marketing Manager
T: 010 28 46 320
E:
hanneke.mulder@veenman.nl
MCS PR
Carroll Florentinus
T: 023 56 28 208
E:
veenman@mcspr.nl