Haarlem, 31 maart 2005 - - Het Rode Kruis Ziekenhuis (RKZ) in Beverwijk heeft binnen haar administratieve omgeving zowel het factuurregistratie- als het accorderingsproces geautomatiseerd. Binnenkomende facturen worden nu via de door NRG Farrington geleverde Eyes & Hands Invoices-applicatie gescand. De intelligente herkenningssoftware zorgt ervoor dat de benodigde gegevens volledig automatisch van de facturen worden gelezen. Deze gegevens worden daarna zonder verdere handmatige invoer geëxporteerd naar de financiële of materials management module van SAP. De factuuraccordering wordt vervolgens aangestuurd en gecontroleerd door SAP workflow. De stroomlijning van de administratieve processen bespaart ongeveer één formatieplaats binnen de administratie en dat komt ten goede aan de directe zorgfuncties. Daarnaast wordt de investering in de nieuwe werkwijze binnen vijf jaar terugverdiend.
Op jaarbasis verwerkt het Rode Kruis Ziekenhuis ruim 15.000 inkomende facturen. Voor zestig procent van deze facturen (± 9.000 facturen), de zogenaamde logistieke facturen, geldt dat hieraan een bestelling in het SAP-systeem ten grondslag ligt. De overige veertig procent (± 6.000 facturen) betreft zogenaamde kostenfacturen waarvoor geen bestellingen in SAP zijn ingevoerd. Zowel de kostenfacturen als de logistieke facturen die betrekking hebben op de inkoop van diensten en vaste activa moeten door de betreffende budgethouders geaccordeerd worden voordat de facturen betaalbaar gesteld kunnen worden.
Deze verwerking kost veel tijd. De crediteurenadministratie van vijf medewerkers (ongeveer drie FTE) was een aanzienlijk deel van haar beschikbare tijd kwijt aan het ontvangen, registreren, rondsturen en bewaken van facturen. Omdat facturen ter accordering op papier worden rondgestuurd, kampte het RKZ met het probleem dat facturen nogal eens kwijtraken en dat de administratie geen inzicht had in hoe ver het proces was gevorderd.
"Door zowel het factuurregistratie- als het accorderingsproces te automatiseren zijn deze problemen verholpen", stelt de heer M.L. van Zee, Informatiemanager van het RKZ. "We hebben de administratie kritisch bekeken en het procesverloop en de mogelijke procesverbeteringen als uitgangspunt genomen. Hierbij bleek dat door het minimaliseren van de registratietijd met de Eyes & Hands Invoices software ongeveer 1/5 fte is te besparen. Door de controle van het accorderingsproces daarna via de workflow van SAP te laten verlopen is nog eens 2/5 fte te besparen. Opgeteld 3/5 fte is qua investering dekkend binnen vijf jaar. Daarbij komt nog dat duidelijk is dat er ook nog wordt bespaard doordat er nu veel minder ‘zoekgeraakte’ facturen zijn", aldus Van Zee.
Procesverbetering dankzij Eyes & Hands Invoices en workflow
"We hebben gekeken naar diverse oplossingen en producten. De eerste indruk was dat de door NRG Farrington aangeboden oplossing wellicht duur leek, maar doorslaggevend was het feit dat het een ‘bewezen toepassing’ is in combinatie met SAP-workflow. Eind september 2004 is de beslissing genomen. De implementatie is gestart in november en vanaf medio februari 2005 is de nieuwe werkwijze stapsgewijs in productie genomen. De uitrol naar de budgethouders verloopt via de crediteurenadministratie en de reacties zijn positief."
Voor Van Zee is het duidelijk dat de kwaliteit van de factuurverwerking omhoog is gegaan terwijl de kosten afnemen. "Daarbij komt dat de toekomstige besparing - die vermoedelijk nog groter zal zijn dan wat we vooraf voorzichtig hebben begroot - weer ingezet kan worden waar we dat als Rode Kruis Ziekenhuis graag willen: meer handen aan het bed."
NRG Farrington, Schipholpoort 2, 2034 MA HAARLEM
Telefoon: 023 - 536 83 84, fax: 023 - 536 81 84, www.NRGfarrington.nl
Over NRG Farrington
NRG Farrington is gespecialiseerd in Document Automatisering en biedt geavanceerde oplossingen voor het beheersen van informatie- en documentstromen. De unieke, door de organisatie zelf ontwikkelde bedrijfsfilosofie - Invoermatica® - staat binnen de gehele dienstverlening centraal. De oplossingen van NRG Farrington zijn gericht op drie kerngebieden: Document Management, Elektronische Factuurverwerking en Elektronische Formulierverwerking. De afgelopen jaren heeft de organisatie binnen tal van toonaangevende bedrijven en instellingen - onder meer in de financiële sector, handel, industrie, overheid en gezondheidszorg - de interne processen op zeer succesvolle wijze gestroomlijnd en geoptimaliseerd. NRG Farrington is een volledige dochteronderneming van NRG Benelux; een toonaangevende leverancier van Total Document Solutions. Met drie merknamen - Nashuatec, Rex-Rotary en Gestetner-, levert de groep opmaatgemaakte IT gerelateerde hardware en software oplossingen voor documentenbeheer binnen organisaties. NRG combineert dit met een breed aanbod aan Business en Professional Services, waaronder klanten support en consultancy. Bij NRG Farrington zijn ongeveer 100 mensen werkzaam. NRG Group Benelux is onderdeel van de NRG Group, met hoofdkantoren in Brussel en 's-Hertogenbosch. NRG is een volle dochter van Ricoh Company Limited, wereldspeler op het gebied van afdrukapparatuur. Voor meer informatie: www.NRGfarrington.nl.
Over Het Rode Kruis Ziekenhuis Beverwijk
Het Rode Kruis Ziekenhuis is een middelgroot algemeen ziekenhuis voor de regio Kennemerland. Het Brandwondencentrum van het Rode Kruis Ziekenhuis staat nationaal en internationaal aan de top, zowel op vaktechnisch als op wetenschappelijk gebied. Het ziekenhuis is gevestigd in Beverwijk en heeft een polikliniek in Heemskerk. Het Rode Kruis Ziekenhuis heeft 375 bedden en er werken ruim 1200 mensen en 200 vrijwilligers.
Voor redactionele informatie: (Ref: Pb0205)
Influx PR - Margienke Bos
tel.: 055 -366 30 34, e-mail: margienke@influx-pr.com