Onderzoek onder databeheerders: “Tijdgebrek en toegankelijkheid van data grootste struikelblok bij het vinden van informatie”

Amsterdam, 8 juli 2014 - ZyLAB, vooraanstaand leverancier van eDiscovery en informatie risico management oplossingen, presenteert vandaag de uitkomsten van een onderzoek naar prioriteiten en uitdagingen bij het zoeken naar informatie binnen (on)gestructureerde data.

Het onderzoek “Zoeken naar informatie binnen (on)gestructureerde data” werd uitgevoerd onder organisaties met meer dan 200 geautomatiseerde werkplekken. In totaal werkten 155 organisaties aan het onderzoek mee. Binnen elke organisatie is gesproken met de (eind)verantwoordelijke voor databeheer.

Uit het onderzoek blijkt dat “tijdgebrek” (31%) en de “toegankelijkheid van de data” (20%) de grootste beperkingen opleveren bij het zoeken naar informatie. Slechts een kwart van de ondervraagden geeft aan geen beperkingen te ondervinden.

Overige belemmerende factoren die worden genoemd bij het doorzoeken van (on)gestructureerde data, zijn “gebrek aan beschikbare capaciteit (technisch en mankracht) op het moment dat het verzoek acuut is” (14%), “technische oplossing die beschikbaar is” (12%), budget (13%), “complexiteit van bestandsformaat zoals audiobestanden of images” (12%) en de “locatie van de data (SharePoint, Cloud, gedeelde servers)” (16%).

Zoektochten leveren niet altijd de juiste hoeveelheid data op
Uit het onderzoek blijkt verder dat vier op de tien organisaties minimaal een keer per week een informatieverzoek moeten afhandelen. 21% van de respondenten geeft aan tussen de twee en vijf keer per week een verzoek binnen te krijgen.

De informatieverzoeken komen uit alle geledingen van de organisatie en hebben betrekking op een veelheid aan onderwerpen. Genoemd worden onder andere managementinformatie, klachten, klantafspraken en klantformatie. Ook zoekgeraakte documenten en informatie worden vaak genoemd. In bijna een derde van de gevallen levert de zoektocht binnen de data te veel (19%) of te weinig informatie op (13%).

US eDiscovery nog nauwelijks op de agenda
Net als bij hun collega’s van de juridische afdeling, staat US eDiscovery niet hoog op de IT-agenda. Vijf procent van de respondenten geeft aan US eDiscovery (sinds kort) op de agenda te hebben staan; 7 procent geeft aan zich hier binnenkort mee bezig te gaan houden. Driekwart van de databeheerders verwacht US eDiscovery voorlopig niet op de agenda tegen te komen. Onder de juridische beslissers lag deze verwachting op 66 procent.[1]

Kosten grootste zorg
Mocht het toch tot een eDiscovery of rechtszaak komen, dan vormen de bijkomende kosten de grootste zorg; “kosten voor het inschakelen van externe partijen’ (23%), “kosten voor het huren / inzetten van technische middelen” (15%). Daarnaast maakt men zich zorgen om “de werkbelasting voor interne resources” (27%), “het missen van relevante data” (26%), “het niet tijdig kunnen voldoen aan dataverzoeken” (22%) en “verstoring van de dagelijkse werkzaamheden” (21%).

Technische oplossing voor bescherming van persoonsgegevens
Jan Scholtes, Chief Strategy Officer van ZyLAB: “Het valt op dat een kwart van de databeheerders aangeeft geen technische oplossing in huis te hebben voor het beheren van ongestructureerde data. Het verbaast dan ook niet dat zij bij acute informatieverzoeken tegen beperkingen aanlopen en zij zich zorgen maken over de kosten. De enorme hoeveelheid data die organisaties tegenwoordig moet beheren, wordt steeds complexer en veel locaties zijn slechts beperkt doorzoekbaar. Denk bijvoorbeeld aan allerhande multimediabestanden en verouderde servers, persoonlijke e-mail boxen, SharePoint en gedeelde mappen op het netwerk.”

Jan Scholtes vervolgt: “Bij de zaken die de ondervraagde databeheerders aangeven belangrijk te vinden, biedt een technische oplossing voor informatiebeheer uitkomst. Want of het nu gaat om het beschermen van persoonsgegevens van klant of werknemer of het verhogen van de efficiëntie van informatiemanagement, alles begint met de identificatie en lokalisatie van informatie die bewaard, beschermd, beveiligd of vernietigd moet worden”.

Lees de volledige uitkomsten van het door ibt marktonderzoek uitgevoerde onderzoek “Zoeken naar informatie binnen (on)gestructureerde data.”

Over het onderzoek
Het onderzoek werd door ibt marketonderzoek uitgevoerd onder organisaties met 200+ geautomatiseerde werkplekken. In totaal hebben 155 organisaties aan het onderzoek meegewerkt. Binnen elke organisatie is gesproken met diegene die (eind)verantwoordelijk is voor databeheer.

Bij de steekproefbepaling is meer gewicht toegekend aan organisaties met 1000+ werkplekken, om het mogelijk te maken hier afzonderlijke uitspraken over te doen. Dat betekent wel dat de resultaten zijn herwogen op basis van de feitelijke verhoudingen van aantal medewerkers van organisaties om uitspraken over alle 200+ bedrijven te doen.

Het onderzoek volgt (gedeeltelijk) op het onderzoek “Bekendheid eDiscovery” dat eveneens door ibt marktonderzoek in april/mei werd uitgevoerd onder organisaties met 100+ geautomatiseerde werkplekken. Aan dit onderzoek werkten in totaal 150 organisaties mee.

Aangezien het onderzoek onder juridische beslissers onder organisaties met 100+ medewerkers is verricht en het voorliggende onderzoek onder organisaties met 200+ medewerkers, zijn de resultaten niet 1 op 1 vergelijkbaar.

Over ZyLAB
ZyLAB is toonaangevend leverancier van modulaire eDiscovery en enterprise information risk management oplossingen. Met de oplossingen van ZyLAB zijn organisaties in staat ongekende hoeveelheden informatie in ieder formaat, op bijna iedere locatie en in meer dan 400 talen, te analyseren, organiseren, delen en beheren. Hierdoor kunnen bedrijven zich effectief verdedigen in geval van een juridisch geschil of eDiscovery, maar ook proactief juridische risico’s minimaliseren, kosten besparen en de business productiviteit aanzienlijk verhogen.

Het eDiscovery Systeem van ZyLAB is direct gelieerd aan het Electronic Discovery Reference Model (EDRM). De producten en diensten van ZyLAB worden op enterprise niveau gebruikt door zowel multinationals, overheidsinstanties, opsporingsdiensten, rechtbanken en advocatenkantoren, als ook ingezet bij specifieke projecten voor juridische diensten, auditing- en accounting leveranciers. De systemen van ZyLAB zijn tevens beschikbaar in een Software-as-a-Services (SaaS) model.

ZyLAB is door Gartner, Inc. in diens 'Magic Quadrant for eDiscovery Software 2014' net als in 2013 gepositioneerd als een van de meest “visionaire bedrijven” en heeft in de afgelopen drie decennia vele andere onderscheidingen vanuit de sector ontvangen.

ZyLAB heeft hoofdkantoren in Amsterdam en McLean, Virginia (USA). De lokale markten worden bediend vanuit regionale kantoren in New York, Barcelona, Frankfurt, Londen, Parijs en Singapore. Voor meer informatie over ZyLAB kunt u terecht op www.zylab.nl 

[1] Zie het eerdere onderzoek “Bekendheid eDiscovery