Dropbox versus Business-Class File Sharing

Hoofddorp, 14 Juni 2012. In een recent gepubliceerde White Paper van Osterman Research genaamd “Business-Class File Sharing Best Practices” wordt een vergelijking gemaakt tussen webmail, USB sticks, Dorpbox en Cloud Services, SharePoint en FTP voor het gezamenlijk gebruik van documenten en het verzenden van (zeer) grote bestanden. Binnen het bedrijfsleven is het onvermijdelijk dat (IT-)werknemers bij het uitoefenen van hun functie bestanden en berichten met elkaar moeten uitwisselen. Steeds meer werknemers maken hierbij gebruik van programma’s en diensten die buiten de controle en invloed van de IT-afdeling liggen zoals webmail, persoonlijke USB-sticks, smartphones, diverse file-sharingdiensten en het fysiek versturen van opslagmedia per post.

Vaak zijn medewerkers hiertoe genoodzaakt omdat de middelen die het bedrijf hiervoor beschikbaar stelt te beperkt zijn, omdat deze alternatieven gebruiksvriendelijker zijn en toegankelijk zijn met iedere webbrowser, of omdat steeds meer medewerkers vanuit huis of andere locaties werken en eenvoudigweg geen toegang hebben tot de middelen die door het bedrijf worden aangeboden.

Vanuit het perspectief van de gebruiker maken deze alternatieve oplossingen het uitwisselen van bestanden sneller en gemakkelijker. Als gebruikers echter op zoek gaan naar betere manieren om bestanden uit te wisselen, ontstaan er drie grote problemen voor het bedrijf.
  • De IT-afdeling kan niet controleren of de informatie die verstuurd wordt conform de compliance-verplichtingen van het bedrijf is.
  • Omdat de verstuurde informatie vaak niet opgeslagen wordt, kan het moeilijk zijn om kritieke bedrijfsinformatie te vinden of te herleiden tijdens een e-discovery of compliance-audit.
  • Het risico op het uitlekken of verspreiden van gevoelige of vertrouwelijke informatie neemt toe, wat kan leiden tot wettelijke overtredingen en zelfs tot strafmaatregelen.
Wat zowel grote als kleinere bedrijven nodig hebben, is een combinatie van het beste van twee werelden: hulpmiddelen waarmee werknemers hun werk gemakkelijk en efficiënt kunnen doen, maar die tegelijkertijd voldoen aan de compliance-verplichtingen en overheidseisen die voor het bedrijf gelden.

USB-stick, tablets en smartphones leiden tot dezelfde problemen: gebrekkige beveiliging, hogere kosten, de kans op verlies of diefstal en de mogelijkheid dat andere, niet-geautoriseerde partijen toegang krijgen tot de informatie:
  • Diensten die lijken op Dropbox en andere cloud-services zijn vaak erg gebruiksvriendelijk, maar vallen buiten de controle en het toezicht van de IT-afdeling. Daarnaast gaat het hier vaak om persoonlijke accounts, die buiten de invloedsfeer van de ICT-afdeling vallen, wat betekent dat er geen inzicht is in wat er precies wordt uitgewisseld en dat deze informatie ook geen audit-trail achterlaat.
  • Tools zoals SharePoint zijn handig voor het versturen van informatie, als zowel de afzender als ontvanger er gebruik van maken. Voor SharePoint is echter een speciale infrastructuur en training voor gebruikers nodig. Het is daarnaast niet altijd toegankelijk voor mensen die niet op locatie werken of bedrijfsexterne medewerkers.
Bestandsuitwisseling op initiatief van de medewerkers maakt een bedrijf kwetsbaar voor onnodige risico’s en maakt het onmogelijk voor de IT-afdeling om de compliance-verplichtingen van het bedrijf na te leven. Dit is met name belangrijk voor bedrijven die onderworpen zijn aan strenge wet- en regelgeving, maar ook voor andere bedrijven die moeten voldoen aan wettelijke eisen of best-practices op het gebied van bestandsbeheer.

Wat bedrijven nodig hebben, is een ad-hoc-oplossing voor het uitwisselen van bestanden, die:
  • even gebruiksvriendelijk is als Dropbox, USB-sticks en webmail.
  • geen gebruik maakt van de e-mailserver om bestanden te versturen, maar waarmee gebruikers wel hun eigen e-mailprogramma kunnen gebruiken (bijvoorbeeld Outlook met een plugin).
  • beheerd wordt door IT-afdeling, in overeenstemming met het bedrijfsbeleid.
  • de bedrijfskosten en –risico’s zo klein mogelijk houdt.
Er zijn veel factoren die een rol spelen als bedrijven het uitwisselen van bestanden tussen werknemers willen optimaliseren. Speciaal voor ICT-afdelingen en diverse eindgebruikers biedt SCOS Software te Hoofddorp een geïntegreerde veilige filesharing-oplossing voor bedrijven aan: MOVEit DMZ en MOVEit Central.

Voor het volledige Osterman Research White Paper: “Business-Class File Sharing Best Practices” zie www.scos.nl/news/dropbox-vs-business-class-file-sharing/

Voor meer inlichtingen: info@scos.nl

www.scos.nl