Datum: (575 dagen oud)
Bedrijf:

De Goudse onderzoekt de cloud met project online



De Goudse is een onafhankelijke verzekeringsmaatschappij met zo’n 600 medewerkers. De Goudse wilde hun projectomgeving verbeteren, en de eerste stap maken naar de cloud. Motion10 hielp hen daarbij en zette de projectomgeving in EPM2007 over naar Office 365 en Project Online.
  • Ruim 150 projectmedewerkers van De Goudse werken met het nieuwe platform.
  • Voor deze 150 medewerkers is de overgang ‘geruisloos’ gegaan. De mensen zijn blij met de nieuwe projectomgeving.
  • De Goudse heeft veel geleerd over een overgang naar de cloud, en gaat vol vertrouwen verder met het uitbouwen van een cloud-based infrastructuur.
Over De Goudse
De Goudse is opgericht in 1924 als familiebedrijf. Inmiddels is het een onafhankelijke verzekeringsmaatschappij met zo’n 600 medewerkers. Met ondernemerschap in het hart bedient De Goudse met name het midden- en kleinbedrijf. Dat doet de maatschappij uitsluitend via onafhankelijke adviseurs, omdat de samenleving steeds sneller verandert en ingewikkelder wordt. Particulieren, maar misschien nog wel meer ondernemers, hebben behoefte aan iemand die hen kent en advies geeft dat afgestemd is op hun persoonlijke situatie.



Thuiswerken en samenwerken met en tussen de verschillende partners van De Goudse wordt vereenvoudigd.”


Rendement van de cloud testen met Project Online
We spraken met Theo Verdel, PMO bij De Goudse. Theo Verdel: “Er verandert veel bij De Goudse. Veel van deze veranderingen worden projectmatig doorgevoerd. De Goudse introduceert regelmatig nieuwe producten en productvormen of moet aansluiten op nieuwe wet- en regelgeving. Ik ben er verantwoordelijk voor om onze schaarse middelen zo efficiënt mogelijk in te zetten. Tevens waak ik samen met mijn team over de governance van het projectmanagementproces.

De stakeholders van het cloud-migratieproject zitten voornamelijk intern.
Het eerste doel van dit project was om met nieuwe tools en met een cloud infrastructuur de ondersteuning van onze projectorganisatie te verbeteren. De Goudse is daarnaast erg benieuwd naar de verdere mogelijkheden van nieuwe technologie. We willen ervaring opdoen met cloud technologie. Dat was het tweede doel van dit project. We verwachten namelijk dat onze infrastructuur in de cloud goedkoper zal zijn. Daarnaast verwachten we dat onze infrastructuur dan meer schaalbaar en flexibeler is.

De volgende stap, na het overzetten van onze projectomgeving naar de cloud, is om onze SharePoint omgeving naar de cloud te brengen.  Het thuiswerken wordt vereenvoudigd, samenwerking zal verbeterd worden en het delen van informatie met én tussen de verschillende partners van de Goudse moet makkelijker worden.”

Een vertrouwde naam en een vernieuwende aanpak
”Waar Motion10 zich heel sterk op richt is om ervoor te zorgen dat die technologie dan ook echt gebruikt gaat worden. Waarom we voor Motion10 hebben gekozen? De Goudse heeft al jaren contact met Motion10. Toen we eind 2014 besloten om naar een nieuwe projectomgeving te gaan, en wilden proeven van de cloud, vroegen we Motion10 om een voorstel uit te werken.
We hebben uiteindelijk voor Motion10 gekozen vanwege een combinatie van het vertrouwde; de expertise op dit gebied, de prijsstelling en de aanpak. De Modelkantoor aanpak is namelijk heel erg gericht op Scrum- en Agile technieken. Daarin hebben met name de consultants van Motion10 een belangrijke rol gespeeld.”

Leerzame obstakels
De overgang van EPM2007 naar Project Online bracht onverwachte obstakels met zich mee. Maar de overgang biedt wel voldoende voedingsbodem voor de verdere overgang van de infrastructuur van De Goudse naar de cloud.

Theo Verdel: “Dit project had meerdere dimensies waarbij zowel aanpak, technologie als organisatie een boeiende combinatie vormden. De aanpak was nieuw voor ons: de projectorganisatie was nog niet bekend met Agile/Scrum. De cloud technologie was relatief nieuw. Het migreren an sich gaf de minste problemen, maar het aansluiten van het Goudse netwerk aan de Cloud omgeving van Microsoft (onder andere het inrichten van AD-servers) vroeg veel aandacht.



Waar we als financiële organisatie ook mee te maken hebben, is natuurlijk toezicht van De Nederlandsche Bank. Die wil een uitgebreide risicoanalyse van je, wanneer je besluit een gedeelte van je gegevens in de cloud te zetten. Het benoemen van alle risico’s, het opstellen en implementeren van alle maatregelen om deze risico’s af te dekken is een stevige en complexe klus. In samenwerking met Motion10, Microsoft, onze hosting partner en Risico management van de Goudse is deze risicoanalyse opgesteld.

De drie belangrijkste lessen die Theo uit dit project meeneemt, zijn:
  1. De werkwijze. “De Modelkantoor werkwijze: kleine hapjes, gedurende het project ook al resultaat opleveren, en de mensen er daardoor beter bij betrekken.”
  2. De voorbereiding. “Die sprint 0 zou ik in het vervolg veel langer doen. De voorbereiding, het inschatten van risico’s. ‘Wat komt er allemaal op ons pad?’ De adoptie; die zit in de hele organisatie, en vraagt veel aandacht. Dit onderwerp moet je vanaf het begin meenemen. Zo’n overgang naar een nieuw systeem is ook een beetje een verhuizing. Eerst moet je even goed schonen. Misschien kun je wel heel veel van je oude spullen wegdoen.”
  3. Adoptie. “Dit project heeft heel veel kennis en inzicht opgeleverd voor verdere projecten in de cloud. Het belangrijkste inzicht: Betrek vanaf het begin je hele organisatie erbij.”
Theo praat vol vertrouwen en ambitie over het vervolg van het project. “Bij de overgang van SharePoint naar de cloud gaat het adoptiestuk veel zwaarder wegen. Hoe gaan we ervoor zorgen dat de mensen alles kunnen vinden en dat ze er ook gelukkig van worden?”

Het is net als gas, water en licht. Onze nieuwe project-omgeving werkt gewoon.”


Geruisloze overgang
We vroegen Theo naar de resultaten van het project. “Project Online is in productie. Voor de grote goegemeente is dat geruisloos gegaan. De functionaliteiten die ze al hadden, hebben ze nu ook. En nog veel meer. We hebben gemiddeld 100 projecten lopen. Die worden beheerd door zo’n tien projectmanagers die gebruik maken van Project Professional. Alle projectmedewerkers (dat zijn er zo’n 150) kunnen hun projectwerkzaamheden verantwoorden in Project Online. Dit levert veel waardevolle informatie op over voortgang, kosten et cetera, voor alle stakeholders; van medewerker tot (resource) project managers en opdrachtgevers. Maand- en kwartaalrapportages zijn eenvoudiger samen te stellen en bieden een actueel beeld van de werkelijkheid.

Theo hoort in de regel positieve reacties van collega’s. “’Die oude projectomgeving moet je een keer weggooien’, zeggen ze. Of: ‘Het ziet er wel wat mooier uit’. Het smoelt wat lekkerder, het draait wat soepeler”.

De verwachte voordelen van de cloud
Theo is positief over de eerste ervaringen met cloud technologie. “Eerlijk gezegd, je merkt het eigenlijk niet: het is net als gas, water en licht. Het werkt gewoon. Mijn eigen werk is wel makkelijker geworden; ik kan bronnen makkelijker benaderen. De tooling is het nieuwste van het nieuwste. Al met al: Het is een stuk makkelijker en simpeler geworden.”

De Goudse heeft het project met de overgang van de projectomgeving naar de cloud als positief ervaren. Binnen afzienbare tijd gaan ze verder met het omzetten van de intranetomgeving op SharePoint Online, en zullen nog meer stappen richting de Cloud volgen.